Als Rechnungen in elektronischem Format gelten ausschließlich Rechnungen, welche im XML-Format ausgestellt und über die eigens vorgesehene Plattform der Agentur der Einnahmen (SDI – Sistema di interscambio) an die Rechnungsempfänger übermittelt werden. Die Übermittlung der elektronischen Rechnungen hat ausschließlich über die PEC-Adresse oder über einen anderen besonderen Datenkanal (HUB) an die SDI-Plattform zu erfolgen. Rechnungen in einem anderen „elektronischen“ Format (z.B. PDF, JPG, TIF, DOC,...), welche per E-Mail zugestellt werden, stellen keine elektronische Rechnung im Sinne dieser Norm dar. Rechnungen, welche nicht über die SDI-Plattform verschickt werden, gelten als nicht ausgestellt.
Mit der Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen geht die elektronische Archi-vierung dieser Rechnungen einher. Die Archivierung der elektronischen Rechnungen muss dabei unter Einhaltung spezifischer technischer Vorgaben, welche die Integrität und Echtheit der Doku-mente garantieren, erfolgen. Deshalb genügt es nicht, die elektronischen Rechnungen auf der Festplatte des eigenen PC zu speichern.
Mit der Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen ab 2019 werden auch die Ein-gangsrechnungen nur elektronisch erhalten. Der Eingang der elektronischen Rechnungen kann dabei direkt auf die eigene PEC-Adresse oder über den Datenkanal eines Softwarelieferanten (z.B. über den Steuerberater) erfolgen. Wenn diese zwei Zustellungsmöglichkeiten nicht gegeben sind, dann wird die elektronische Rechnung im persönlichen Bereich des Portals der Agentur der Ein-nahmen („Fatture e corrispettivi“) hinterlegt.
Betroffene Vereine
Von der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungslegung vollumfänglich betroffen sind Sport-vereine mit Mehrwertsteuerposition welche nicht das Pauschalverfahren (Gesetz 398/1991) anwenden sowie Sportvereine welche das Pauschalverfahren (Gesetz 398/1991) anwenden und im Vorjahr eine Umsatzschwelle von 65.000 Euro überschreiten.
Diese Vereine müssen ab 01. Jänner 2019 ihre Rechnungen also wie oben beschrieben aus-schließlich elektronisch ausstellen. Gleichzeitig erhält man nur mehr Eingangsrechnungen in elekt-ronischem Format. Anders wie bei den unten beschriebenen befreiten Vereinen werden die Ein-gangsrechnungen jedoch nicht mehr in Papierform zugestellt. Damit die Ausgangsrechnungen vom SDI-Postfach an den richtigen Empfänger (Kunde) zugeteilt werden, muss von diesem entweder die PEC Mail oder der Zustellungskodex ("codice destinatario") angefragt werden. Für die Eingangsrechnungen müssen dem Lieferanten hingegen die eigene PEC-Mail-Adresse oder der Zustellungskodex mitgeteilt werden.
Befreite Vereine
Befreit von der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungslegung sind Volontariatsvereine, Sportvereine ohne Mehrwertposition sowie Sportvereine welche das Pauschalverfahren (Gesetz 398/1991) anwenden und im Vorjahr eine Umsatzschwelle von 65.000 Euro nicht überschritten haben.
Vereine ohne MwSt.-Position stellen keine Rechnungen im herkömmlichen Sinne aus, sondern nur Lastschriften, welche weiterhin in Papierform ausgestellt und verschickt werden können.
Dank einer Begleitverordnung (DL Nr. 119/2018) gilt dies auch für Sportvereine welche das Pauschalverfahren (Gesetz 398/1991) anwenden und im Vorjahr eine Umsatzschwelle von 65.000 Euro nicht überschritten haben. Auch diese Vereine können ihre Rechnungen wie bisher in Papierform ausstellen und verschicken.
Anders verhält es sich mit den Eingangsrechnungen, welche ab 2019 in elektronischem Format erhalten werden. Die befreiten Vereine werden den Privatpersonen gleichgestellt, sodass der Lieferant weiterhin verpflichtet ist, zusätzlich zur elektronischen Rechnung, eine Kopie davon dem Verein in Papierform auszuhändigen. Somit ist gewährleistet, dass die Rechnungen erhalten werden, auch wenn dem Lieferant keine Zustelladresse mitgeteilt wird. Diese Eingangsrechnungen scheinen beim privaten Portal des Vereins bei der Agentur der Einnahmen auf. Aufgrund der Umstellung kann es sicherlich vorkommen, dass trotz der Verpflichtung der Lieferant keine Rechnung in Papierform zustellt. Somit ist es unablässig, laufend das Portal zu kontrollieren, damit keine Rechnung vergessen wird.
Plattformen
Die Agentur der Einnahmen bietet eine Plattform ("Fatture e corrispettivi") an, welche entweder über das Internet bedient werden kann, als Software auf dem Computer installiert wird oder als App auf das Tablet oder Smartphone heruntergeladen wird. Der Vorteil liegt sicherlich darin, dass die Plattform für den Steuerzahler kostenlos ist.
Auf der anderen Seite gibt es jedoch kaum technische oder fachliche Unterstützung, die Sprache ist ausschließlich italienisch und die Plattform bietet lediglich eine Lösung für das Ausstellen, Ver-schicken und Archivieren der elektr. Rechnungen, jedoch keine Möglichkeit, die Rechnungen direkt in die Buchhaltung einzulesen. Es ist jedoch sehr wohl möglich, die Plattform für die Erstellung und Verwaltung der gesamten elektronischen Rechnungen zu verwenden.
Gleichzeitig gibt es auch Softwarelösungen von Steuerberatern und -kanzleien, welche je nach Vereinssituation zusätzlich Vorteile bringen können. Dabei hängt es natürlich von der Menge an Rechnungen ab, welche Lösung sinnvoller für den jeweiligen Verein ist. Der Verband der Sport-vereine Südtirols rät seinen Mitgliedsvereinen, in jedem Fall Kontakt zum Steuerberater des Ver-trauens aufzunehmen und nach geeigneten Angeboten zu suchen. Bei Bedarf stellt der VSS gerne den Kontakt zu Kanzleien oder Wirtschaftsberatern her.
Wir möchten darauf hinweisen, dass sich die Informationen in diesem Rundschreiben auf dem Stand vom 11. Dezember 2018 befinden. Sollten sich Änderungen ergeben, werden wir unsere Mitgliedsvereine wiederum zeitnah informieren.
Kurse
Gemeinsam mit der Kanzlei Ausserhofer ist der VSS derzeit dabei, die beliebte Kursreihe für Vereinskassiere um das Kapitel „elektronische Rechnungslegung“ zu erweitern und voraussichtlich für Jänner 2019 anzubieten. Sobald die definitiven Kurstermine und -orte feststehen, werden wir unsere Mitgliedsvereine selbstverständlich rechtzeitig darüber informieren.
